REGULAMIN

Regulamin Stormwater Poland 2021

---

Postanowienia ogólne

1. Konferencja firmy RETENCJAPL sp. z o.o. zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez RETENCJAPL sp. z o.o., zwanej w dalszej części Regulaminu Organizatorem.
2. Organizatorem konferencji jest RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk zwana w dalszej części Regulaminu Organizatorem.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich biorących udział w Konferencji, zarówno Gości jak i Partnerów, zwanych w dalszej części Regulaminu Uczestnikami.
4. Zamawiającym jest osoba fizyczna lub prawna, która złożyła zamówienie na usługi korzystając z Formularza Zgłoszeniowego zamieszczonego pod adresem www.stormwaterpoland.com.
5. Uczestnikiem Konferencji jest Zamawiający będący osobą fizyczną lub osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego w Formularzu Zgłoszenia.
6. W przypadku, gdy Zamawiającym nie jest Uczestnik, Zamawiający wyraża zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika oraz zgody na wykorzystywanie utrwalonego w czasie Konferencji wizerunku Uczestnika. Jeśli Uczestnik nie wyraża powyższych zgód musi zgłosić się do organizatora w celu ich wykreślenia.
7. Wypełnienie Formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.

Warunki uczestnictwa

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
   – Zgłoszenie udziału w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego on-line lub w wersji PDF.
   – Dokonanie płatności przelewem zgodnie z trybem opisanym w pkt. 4 niniejszego Regulaminu.
2. Potwierdzenie rejestracji Uczestnika zostanie przesłane przez Organizatora e-mailem łącznie z fakturą proforma w ciągu 4 (czterech) dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego.
3. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o rezerwacji udziału w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
4. Koszt udziału, przejazdu oraz pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
5. Termin przesyłania Formularza Zgłoszeniowego jest określony przez Organizatora na Formularzu Zgłoszeniowym. Po tym terminie zgłoszenia są możliwe w zależności od dostępności miejsc przez bezpośrednią komunikację: konferencje@retencja.pl.
6. Powyższe warunki organizacyjne nie mają zastosowania dla zgłoszeń przesłanych później niż 6 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji. W tym przypadku warunki organizacyjne należy ustalić indywidualnie z Organizatorem.

Zasady konferencji

1. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania zmian w programie, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja. W szczególności ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji poszczególnych założeń Konferencji, jak również nie ponosi odpowiedzialności za niewykorzystanie przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu spotkania.
3. Wszyscy uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do przestrzegania regulaminu obiektu Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach wraz z załącznikiem, dotyczącym przeciwdziałania zakażeniu wirusem SARS-CoV-2. Regulamin obiektu dostępny jest na stronie internetowej obiektu www.mckkatowice.pl.
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie lub osoby przez Zamawiającego oddelegowane do udziału w Konferencji, zniszczenia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione, zniszczone bądź skradzione, będące własnością Uczestnika lub osób oddelegowanych przez Zamawiającego podczas Konferencji.
6. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., epidemiologicznych jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
7. Nagrywanie lub utrwalanie w jakikolwiek inny sposób konferencji jest niedozwolone.
8. Wydarzenie jest organizowanie w formie podwójnej: tradycyjnie w obiekcie Międzynarodowego Centrum Kongresowego oraz w formie transmisji online dostępnej na stronie internetowej po uprzedniej rejestracji.  Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany formy organizacji w wypadku zaistnienia tzw. siły wyższej. W przypadku zmiany formy wyłącznie na transmisję online, zostanie dokonany zwrot płatności w wysokości różnicy poniesionych kosztów oraz standardowej stawki za uczestnictwo online.

Zasady płatności

1. Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data otrzymania przez Organizatora Formularza Zgłoszeniowego i terminowej płatności.
2. Obowiązującym sposobem płatności za konferencję jest przedpłata przelewem na konto bankowe:

RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk

mBank: 24 1140 1065 0000 4975 6800 1001

W tytule przelewu należy podać: IMIĘ_NAZWISKO_StormwaterPoland2021

3. Płatności za Konferencję należy dokonać najpóźniej 14 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji.

Warunki rezygnacji

1. Anulacji zgłoszenia dokonywać można do 28 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji, wyłącznie poprzez pisemne oświadczenie przesłane e-mailem na adres konferencje@retencja.pl.
2. Rezygnacja z udziału w Konferencji po wyznaczonym w ust. 1 niniejszego paragrafu terminie zobowiązuje do dokonania pełnej opłaty za uczestnictwo na konto spółki RETENCJAPL.
3. Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu. W takim przypadku dokonana opłata Konferencyjna jest zwracana na podany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego.
4. W przypadku niestawienia się Uczestnika na Konferencji, ponosi on pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z Formularzem Zgłoszeniowym.

Ochrona danych

1. Administratorem danych osobowych w myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako ,,RODO”) jest RETENCJAPL Sp. z o.o., ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk.
2. Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych Uczestnika Konferencji lub Zamawiającego (zwanych dalej łącznie „Uczestnikami”).
3. Kontakt z przedstawicielem Administratora: informacja@retencja.pl.
4. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników Konferencji oraz przekazania informacji organizacyjnych.
5. Odbiorcą danych osobowych Uczestników będą RETENCJAPL Sp. z o.o. oraz inne podmioty świadczące dla Administratora usługi m.in. dotyczące rozliczeń finansowych, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych, w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją Konferencji.
6. Uczestnik posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail informacja@retencja.pl.
7. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych, których podstawą nie jest jego zgoda, umowa czy przepis prawa.
8. Dane osobowe uczestników przechowywane będą przez okres 5 lat, przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt 7.
9. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
10. Dokonując rejestracji Zamawiający będący osobą fizyczną, jak również osoba fizyczna reprezentująca w procesie rejestracji Zamawiającego niebędącego osobą fizyczną, wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym do stworzenia listy Uczestników. W przypadku, gdy Zgłaszającym nie jest Uczestnik, Uczestnik potwierdza swoją zgodę na przetwarzanie danych stosownie do treści §1 ust. 6.
11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.
12. Organizator przyjął i przestrzega polityki bezpieczeństwa danych osobowych.
13. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
14. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie przez Organizatora jego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji, a Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzania podczas Konferencji sesji fotograficznych i nagrań video. W przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji elektronicznej o braku zgody na utrwalanie wizerunku najpóźniej pierwszego dnia po zakończeniu Konferencji.
15. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji lub zmiany terminu i godzin w wyniku zaistnienia zdarzeń losowych. W wypadku odwołania wszystkie wpłaty wniesione przez Uczestnika zostaną zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości.
2. Przez zdarzenia losowe Organizator rozumie:
   – pożar,
   – powódź,
   – awaria instalacji elektrycznej, grzewczej, gazowej, wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacyjnej lub innej, której wystąpienie mogłoby zagrażać życiu lub zdrowiu osób uczestniczących w Konferencji,
   – konflikt zbrojny,
   – zamieszki uliczne,
   – katastrofa drogowa, kolejowa, lotnicza lub inna, która uniemożliwia dojazd do miejsca przeprowadzania Konferencji, a także bezpieczne jej przeprowadzenie,
   – inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie Konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników Konferencji w przypadku jej odbycia.
3. Wysłanie Formularza Zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
4. W trakcie Konferencji Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu obrad w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków Uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach spółki RETENCJAPL oraz na stronie www.
5. Organizator oświadcza, że materiały udostępniane Uczestnikom podczas Konferencji są objęte ochroną prawa autorskiego. Zamawiający i/lub Uczestnik ma prawo do korzystania z nich jedynie w ramach dozwolonego użytku osobistego. Kopiowanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie i inne formy korzystania z tych materiałów wykraczające poza granice dozwolone prawem są zabronione.
6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej www.stormwaterpoland.com.
7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.stormwaterpoland.com.

Zasady bezpieczeństwa dotyczące przeciwdziałaniu zakażeniu wirusem SARS-CoV-2 4.1 Zasady określa Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

Załącznik nr 1

Środki ostrożności w ramach zagrożenia COVID-19 podczas Konferencji
Stormwater Poland 2021 organizowanej przez RetencjaPL

Środki bezpieczeństwa ze strony Organizatora

1. Obsługa Organizatora wyposażona będzie w osłonę nosa i ust oraz rękawice ochronne podczas wykonywania obowiązków.
2. Organizator zastrzega możliwość wykonania bezdotykowego pomiaru temperatury.
3. Rejestracja Uczestników odbywać się będzie w odpowiednio zabezpieczonym miejscu (dezynfekcja lady recepcyjnej, jednorazowe długopisy).
4. Odpowiednia liczba dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.
5. Zapewnienie przez Organizatora niezbędnych danych osobowych i kontaktowych wszystkich Uczestników wydarzenia, na wypadek stwierdzenia u któregoś́ z Uczestników lub pracowników wydarzenia zakażenia COVID-19. Dane będę mogły być przekazane tylko Głównemu Inspektoratowi Sanitarnemu i służbom porządkowym.
6. Organizator prosi o rozważanie celowości uczestnictwa w wydarzeniu przez osoby, które posiadają choroby przewlekłe.

Zalecenia dla uczestników wydarzenia

1. Zaleca się:
   – Bezdotykowe witanie.
   – Obowiązkowe zakrywanie ust i nosa w przestrzeniach zamkniętych.
   – Obowiązkową dezynfekcję rąk przed wejściem na teren wydarzenia.
   – Zachowanie podczas całego wydarzenia bezpiecznej odległości (1,5-2 m) od pozostałych uczestników.
   – Korzystanie z windy maksymalnie przez 3 osoby.
   – Przebywanie w toaletach tylu osób, ile jest kabin/pisuarów.

Procedury w wypadku podejrzenia o zakażenie COVID-19

1. Osobą wyznaczoną przez Organizatora wydarzenia ds. przeciwdziałania COVID-19 jest Dorota Jucewicz (tel. kom. 730 033 796).
2. Organizator przygotuje pomieszczenie, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.
3. Organizator przygotuje i umieści w łatwo dostępnym miejscu potrzebne numery telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych.
4. W przypadku wystąpienia niepokojących objawów w dniu wydarzenia Uczestnik nie powinien na nie przychodzić oraz poinformować o tym Organizatora i postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego / Ministerstwa Zdrowia (skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach).
5. Jeśli w przeciągu ostatnich 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia, Uczestnik miał kontakt z osobą zakażoną, miał objawy chorobowe (gorączka, kaszel, utrata smaku), prosimy, aby pozostał w domu i powiadomił Organizatora.
6. W przypadku wystąpienia u Uczestnika przebywającego na terenie wydarzenia niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem, należy niezwłocznie odseparować się od reszty osób i skierować do wyznaczonego pomieszczenia i poinformować Organizatora.
7. Uczestnik wydarzenia powinien oczekiwać na transport sanitarny w wyznaczonym pomieszczeniu, w którym jest możliwe czasowe odizolowanie go od innych osób.
8. W przypadku stwierdzenia wyraźnych oznak choroby, jak uporczywy kaszel, złe samopoczucie, trudności w oddychaniu, Uczestnik/obsługa spotkania nie powinien uczestniczyć w wydarzeniu/spotkaniu. Powinien jak najszybciej zgłosić się do najbliższego oddziału zakaźnego, celem konsultacji z lekarzem.
9. Zostanie przeprowadzone postępowanie mające na celu ustalenie listy osób (jeśli to możliwe) obecnych w tym samym czasie i miejscu na terenie spotkania, w których przebywał Uczestnik/obsługa. Każdy zobowiązany będzie stosować się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie www.gov.pl/web/koronawirus/ oraz gis.gov.pl odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.
10. Niezwłocznie zostanie powiadomiona właściwa miejscowo powiatowa stacja sanitarno-epidemiologiczna. Każdy zobowiązany będzie stosować się ściśle do wydawanych instrukcji i poleceń.
11. Ustalony zostanie obszar, w którym poruszał się i przebywał Uczestnik wydarzenia, a następnie przeprowadzone zostanie rutynowe sprzątanie, zgodnie z procedurami sanitarnymi oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty, itp.). Powyższe warunki są uzależnione od sytuacji epidemiologicznej panującej w trakcie trwania wydarzenia oraz aktualnych zaleceń Ministerstwa Zdrowia i Głównego Inspektoratu Sanitarnego. Wydarzenie przeprowadzone będzie z poszanowaniem właściwych wytycznych Inspekcji Sanitarnej, jednakże Organizator w możliwie najdalej idącym zakresie przewidzianym przez powszechnie obowiązujące regulacje prawne, wyłącza odpowiedzialność wobec Uczestników za skutki zdrowotne związane z przejazdem oraz pobytem na danym wydarzeniu. Uczestnictwo w wydarzeniu jest jednocześnie wyrażaniem zgody przez Uczestnika na przetwarzanie przez Organizatora danych dotyczących stanu zdrowia (wyłącznie w zakresie prawidłowej realizacji procedur opisanych powyżej) w rozumieniu art. 9 ust. 2 lit. a, c, h, i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych Dz.U.UE.L.2016.119.1).
12. W przypadku niemożności Uczestnika do wzięcia udziału w konferencji w formie tradycyjnej, ze względu na konieczność przebywania na kwarantannie, poddaniu się izolacji etc. nastąpi zmiana formy uczestnictwa w udział w transmisji online. Zostanie dokonany zwrot płatności w wysokości różnicy poniesionych kosztów oraz standardowej stawki za uczestnictwo online.